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甘肃民族师范学院办公自动化系统管理办法
2015-08-28 15:27  

第一章 总则 

一、甘肃民族师范学院网上办公系统(以下简称OA系统)是以合强Domino网络智能办公系统为管理平台,采用服务器/客户端/浏览器结构建立起来的覆盖全校教职工的办公信息管理系统,实现网上办公、无纸化办公和信息资源共享。OA系统是学校信息化建设的重要组成部分,是提高学校办公整体管理水平的重要手段。  

二、为了加强对学校OA系统的管理,提高学校工作效率,有效降低和节约成本,加快办公自动化建设,保障文件和各种信息传递快捷通畅,最终解决部门自身与部门之间协同工作的效率问题,从而系统地推进管理工作朝着制度化、标准化和规范化的方向发展,结合学校实际情况,制定本制度。  

第二章 网上办公工作的组织职责

一、学校办公室是学校OA系统的业务管理部门,负责制定网上办公的基本业务规范,负责对各单位实施网上办公的情况进行全面督察。  

二、信息网络中心是OA系统的技术管理和业务支持部门,负责网上办公系统的安全运行、日常维护和技术开发,协助学校办公室搞好网上办公系统的运行及人员培训,支持各单位搞好传统日常管理工作向网上办公系统中的转移,帮助各单位解决使用网上办公系统遇到的各种技术问题。  

第三章 基础管理

一、使用OA系统的各级用户应保证各类文件处理的响应时间。系统所有用户至少在每个工作日进入系统浏览一次,以保证公文系统的正常流转和信息的及时传送,最好能长期登陆进OA办公。  

二、学校办公室、OA系统管理员、各部门发布人如有应长期外出、请假、调休等特殊原因造成无法使用OA系统的,必须将所有或部分权限授权给关联人员,以保证各类业务的正常流转。  

三、每位OA用户的登录名和登录密码应予以严格保密,并做到定期更新密码,以防他人盗用账户,由于密码泄漏造成的损失由用户名所有人负责;同时为保障系统安全,各个用户不得在网吧和其他公共场所使用公用电脑登录OA系统,而应使用学校或家中的电脑登入。  

四、每位OA用户要保证在OA系统上发布、流转的信息和文件的准确性、完整性和规范性,并对所发布和审批的内容负责。在OA系统中的意见和审批与原书面签署具有同等效力和权威,相应人员应予以执行和遵守。  

五、OA系统中的公告及文件库中的文件均由有权限人员予以发布和更新,具体内容由本单位负责人确定;人事公告或日常行政公告由学校办公室负责统一发布和管理,主要涉及各部门人员的职务任免、调动和重大奖惩以及员工录用和辞退等人事信息;各部门和学校发布的日常行政公告,主要涉及本单位的制度发布、管理规范和其他重大事项等内容。  

第四章 应用管理

一、日常办公  

日常办公是按工作事务类型分为,待办、在办、拟办、转发、委托、监控等工作任务。因每位用户在网上办公系统的角色不同,所以不同的用户在日常办公应用中面对的内容不同。  

二、文件系统  

文件管理,是网上办公系统内专门用于存储文档的数据库。借助文件管理可以对文件的产生、存储和访问进行有效的组织与控制,实现文件的分类管理,实现用户凭权限查看文档等。  

三、工作通告  

工作通告,是网上办公系统的工作和管理信息发布平台,用于校属各单位的授权用户在学校、学院、处、室等不同范围内发布各种正规、重要的通知、通报、简报等,通告发送者可以限定观看通告的对象。  

四、电子论坛  

论坛,是网上办公系统提供给教职员工平等、自由、民主发表建设、意见或言论的平台。  

五、邮件系统  

邮件系统,是网上办公系统内设的电子邮件服务,仅限在网上办公系统内部收发。  

第五章 安全保密

一、OA系统的所有用户,不得利用OA系统从事危害国家、集体和他人利益的活动,不得在系统上制作、传播有碍社会治安和不健康的信息,不得制造和输入计算机病毒以及其他危害系统安全的数据。  

二、OA系统中的所有用户应按规定的权限阅读和使用系统提供的信息。不得盗用他人用户账号,不得干扰其他用户和破坏系统服务。  

三、未经管理人员的同意,任何人不得随意让学校无关人员及外部人员查看OA系统中的内容,更不许下载受控的内容。  

第六章 网络维护

为确保网络的正常运行,全体员工都有对OA系统维护的义务:  

一、禁止在OA系统上传带有病毒的文件、图片等;  

二、未经许可,不得私自改变OA系统的桌面内容;  

三、不得对网络运行进行人为设限。  

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